Το e-mail, η ηλεκτρονική αλληλογραφία, έχει γίνει πλέον αναπόσπαστο «αξεσουάρ» της ζωής μας. Όπως συμβαίνει συχνά με την τεχνολογία, ωστόσο, καταλήγουμε να την υπηρετούμε αντί να μας υπηρετεί. Αν σας κατακλύζει συχνά- πυκνά άγχος για εκείνα τα e-mails που ακόμα δεν έχετε διαβάσει, απαντήσει, ταξινομήσει κ.λπ., κ.λπ., συνεχίστε να διαβάζετε.Πριν από λίγες εβδομάδες αποφάσισα να βρω μια θεραπεία γι΄ αυτό που ονομάζω «άγχος της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας». Δεν ήταν βέβαια η πρώτη φορά. Χρόνια αναζητώ καλύτερους τρόπους χειρισμού της, κατά καιρούς δοκίμασα μάλιστα διάφορες μεθόδους, κατά κανόνα όμως είχαν μόνο πρόσκαιρα αποτελέσματα. Ένα διάστημα επιστράτευσα περίτεχνα φίλτρα που κατηγοριοποιού- σαν αυτόματα κάθε εισερχόμενο μήνυμα ανάλογα με τον αποστολέα. Κάποια άλλη στιγμή, υιοθέτησα ένα περίπλοκο σύστημα χρωματιστών ετικετών που είχαν αποστολή να με βοηθούν να καταλάβω σε ποια e-mails έπρεπε να απαντήσω, ποια έπρεπε να σώσω και ποια μπορούσα να αγνοήσω. Το αποτέλεσμα όμως ήταν πάντα ίδιο: το «προχωρημένο» σύστημα κατέρρεε και η θυρίδα εισερχομένων μου περιερχόταν στην πρότερη, χαώδη κατάσταση. Αναζητώντας λοιπόν μια νέα μέθοδο και αφού πρώτα πειραματίστηκα βάσει των συμβουλών πολλών ειδικών, υιοθέτησα την εξής κατευθυντήρια γραμμή: όσο πιο απλό τόσο πιο καλό. Και ιδού οι βασικοί κανόνες της απλότητας:
Αφιερώστε λιγότερο χρόνο
Απενεργοποιήστε όλες τις αυτόματες ειδοποιήσεις ότι υ πάρχει νέο μήνυμα στα εισερχόμενα και μην ελέγχετε τη θυρίδα των εισερχομένων περισσότερες από τρεις φορές την ώρα. Δεν υπάρχουν πολλές πιθανότητες να είναι ένα e-mail τόσο επείγον ώστε να μην μπορεί να περιμένει είκοσι λεπτά για την απάντησή σας. Αν ήταν, ο αποστολέας θα τηλεφωνούσε, θα έστελνε SΜS, ή τέλος πάντων θα έβρισκε κάποιον τρόπο να επικοινωνήσει μαζί σας.
Καθαρίστε τα εισερχόμενα
Εάν επικρατεί χάος, απαιτείται γενική καθαριότητα. Αφιερώστε μια – δυο ώρες προκειμένου να ελέγξετε όλα τα σημαντικά μηνύματα που έχετε κρατήσει από το τελευταίο δίμηνο (οτιδήποτε παλαιότερο ανήκει ήδη στην Ιστορία…). Απαντήστε εκεί όπου πρέπει και μετακινήστε όλα τα υπόλοιπα σε έναν νέο φάκελο, τον οποίο θα ονομάσετε Αρχείο. Τώρα η θυρίδα εισερχομένων σας πρέπει λογικά να είναι άδεια. Και έτσι, ή σχεδόν, πρέπει να την κρατήσετε. Για κάθε νέο μήνυμα που λαμβάνετε, λοιπόν, κάντε ένα από τα ακόλουθα:
Στείλτε το στο Αρχείο
Τα περισσότερα e-mails δεν χρειάζονται καμία ενέργεια ή αντίδραση εκ μέρους σας- τα μηνύματα από το Facebook, για παράδειγμα, που σας ειδοποιούν ότι ένας παλιός συμμαθητής έγραψε κάτι στον τοίχο σας… Διαβάστε τα «διαγώνια» ή μην τα διαβάσετε καθόλου, στείλτε τα στο Αρχείο και ξεχάστε τα.
Προωθήστε αμέσως
Αν υπάρχει κάποιος καταλληλότερος από εσάς να χειριστεί το εισερχόμενο e-mail (το αφεντικό σας, η αδελφή σας, οποιοσδήποτε) προωθήστε το σε αυτόν και αρχειοθετήστε το.
Απαντήστε αμέσως
Όπως λέει ο γκουρού της παραγωγικότητας και συγγραφέας του βιβλίου «Getting things Done» Ντέιβιντ Άλεν, αν η απάντηση σε ένα email απαιτεί το πολύ δύο λεπτά από τον χρόνο σας, τότε είναι καλύτερα να απαντήσετε παρά να το αναβάλετε. Ας πούμε ότι ένας συνάδελφος θέλει να μάθει αν είστε εύκαιρος για φαγητό στο σπίτι του το Σάββατο, ή το αφεντικό σας θέλει να σας επαινέσει (λέμε τώρα) για κάτι που κάνατε καλά. Πληκτρολογήστε μια γρήγορη απάντηση- «Ναι!» ή «Ευχαριστώ πολύ!»- και μετά στείλτε το αρχικό μήνυμα στο Αρχείο.
Κρατήστε το για αργότερα
Η αλήθεια είναι πως κάποια emails απαιτούν περισσότερο χρόνο για να απαντηθούν. Αυτή η επιλογή όμως, να το ξέρετε, κρύβει τις περισσότερες παγίδες. Αφιερώστε λίγο χρόνο- για παράδειγμα, 15΄- 30΄ στο τέλος κάθε ημέρας- προκειμένου να κάνετε ό,τι πρέπει να κάνετε πριν στείλετε τα πιο «δύσκολα» e-mails εκεί όπου πρέπει να τα στείλετε- στο Αρχείο. Θυμηθείτε, στόχος είναι μια κενή θυρίδα εισερχομένων. Αυτή θα είναι η μικρή, καθημερινή, προσωπική νίκη σας ως σύγχρονου επαγγελματία και ανθρώπου. Στη συνέχεια, μπορείτε να ασχοληθείτε με αυτά που έχουν πράγματι σημασία.
Πηγή: Τα Νέα
Άρθρα (RSS)