Μια επιχείρηση θα πρέπει να αποφασίσει τη χρησιμοποίηση ενός wiki, εφόσον θέλει :

• να εγκαταστήσει ένα εσωτερικό δίκτυο (intranet) γρήγορα και οικονομικά χωρίς να υπονομεύσει την λειτουργικότητα, την ασφάλεια ή τη διάρκεια
• να δημοσιεύσει μια σειρά εγγράφων της επιχείρησης σε μια τοποθεσία προσβάση από όλους και να επιτρέπει στους υπαλλήλους της να διαχειρίζονται αυτά τα έγγραφα με ελάχιστη προσπάθεια ή καθυστέρηση
• να διοργανώνει και να διαχειρίζεται σημειώσεις από συζητήσεις, θέματα ομάδων και ημερολόγια της επιχείρησης.
• να διαθέτει ένα εργαλείο διαχείρισης έργου που είναι δωρεάν ή φθηνό, επεκτάσιμο, και προσβάσιμο μέσω ενός φυλλομετρητή διαδικτύου
• να προσφέρει μια κεντρική τοποθεσία όπου μπορούν να είναι ορατά και να ανταλλάσσονται έγγραφα και να αναθεωρούνται από άτομα ή ομάδες κατανεμημένες.

Δεν θα πρέπει να χρησιμοποιείται ένα wiki, όταν η επιχείρηση:

• χρειάζεται να χρησιμοποιεί περίπλοκους τύπους αρχείων. Κάποια wikis μπορούν να υποστηρίξουν μόνο κείμενο ή αρχεία HTML. Σε αυτή την περίπτωση χρειάζονται πλατφόρμες wiki που στηρίζονται σε PHP/SQL και όχι σε PERL.
• δεν διαθέτει προσωπικό που θα είναι υπεύθυνο για τη χρήση του wiki. Θα πρέπει κάποιος να φροντίζει προσέχει την ονομασία των σελίδων και τη διατήρηση συνδέσμων, ώστε να είναι λειτουργική η αναζήτηση όρων μέσα σε αυτό.
• δεν προωθεί την συνεργατικότητα στο χώρο εργασίας της. Η κριτική του περιεχομένου από ομοτίμους (peer review) δεν είναι πάντοτε η καλύτερη λύση για τη διατήρηση του περιεχομένου
• επιδιώκει την ανταλλαγή απόψεων. Το καλύτερο εργαλείο για την δημοσίευση γνώμης και τη διεξαγωγή συζητήσεων είναι το blog.