Σε αρκετά σχολεία παρατηρείται το φαινόμενο να βρίσκονται συσσωρευμένα διάφορα άχρηστα υλικά σε αποθήκες και αίθουσες, τα οποία θα πρέπει κάποια στιγμή να αποσυρθούν. Κατά την καταστροφή του εξοπλισμού θα πρέπει να προσέξουμε και το τυπικό μέρος της διαδικασίας, που αφορά τη διαγραφή του εξοπλισμού από το βιβλίο υλικού του Σχολείου (το επίσημο βιβλίο που συχνά αναφέρεται και ως βιβλίο περιουσίας).

Αν υπάρχουν πχ παλιοί υπολογιστές ή οθόνες που δεν λειτουργούν πια και δεν επιδέχονται επισκευή, θα πρέπει να καταγραφούν σε ένα έγγραφο, το οποίο θα περιγράφει συνοπτικά τον εξοπλισμό που θέτουμε προς καταστροφή. Σημαντικό είναι να φαίνεται από ποιο σημείο του βιβλίου υλικού διαγράφεται ο εξοπλισμός αυτός.

Έστω ότι έχουμε στο βιβλίο υλικού σελίδες όπως αυτές που εμφανίζονται στις ακόλουθες εικόνες. Ας υποθέσουμε επίσης ότι πρόκειται για τη σελίδα 15 και τη σελίδα 21 του βιβλίου (για ευνόητους λόγους δεν αναφέρουμε το σχολείο στο οποίο ανήκει το συγκεκριμένο βιβλίο, όμως μπορούμε υποθετικά να θεωρήσουμε ότι πρόκειται για το δικό μας σχολείο).

Προκειμένου να αποσύρουμε τους υπολογιστές και άλλον εξοπλισμό από τις σελίδες αυτές, θα πρέπει να συντάξουμε ένα έγγραφο που θα περιέχει τον ακόλουθο πίνακα:

Παρατηρήσεις:

• Δεν είναι ανάγκη να περιγράψουμε κάθε υπολογιστή ξεχωριστά. Ούτως ή άλλως πρόκειται για εξοπλισμό απαρχαιωμένο και μη λειτουργικό. Επομένως μπορούμε απλά να δηλώσουμε το πλήθος τους και τις γραμμές στο βιβλίο όπου ήταν καταχωρημένοι.
• Στις περιπτώσεις που ένας υπολογιστής έχει δηλωθεί μαζί με την οθόνη του στην ίδια γραμμή στο βιβλίο υλικού, θα πρέπει να συμπεριλάβουμε την κεντρική μονάδα με τις υπόλοιπες κεντρικές μονάδες και την οθόνη με τις υπόλοιπες οθόνες, αναφέροντας την ίδια γραμμή και στις κεντρικές μονάδες και στις οθόνες.
• Από τις κεντρικές μονάδες προφανώς θα λείπουν εξαρτήματα, όπως τροφοδοτικά, μνήμες, σκληροί δίσκοι. Αυτό είναι σύνηθες, δεδομένου ότι όταν χαλάει ένας υπολογιστής, θα πάρουμε πχ τη μνήμη του για να την βάλουμε σε άλλον υπολογιστή.
• Τα λογισμικά που είναι συνοδευτικά κάποιου υπολογιστή δεν είναι απαραίτητο να καταχωρούνται. Τα παλιά λογισμικά θα πρέπει να τα αποσύρουμε και αυτά, αφού δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε σύγχρονους υπολογιστές.
• Εκτός από τον ηλεκτρονικό εξοπλισμό μπορεί με τον ίδιο τρόπο να αποσυρθεί και άλλου είδους εξοπλισμός του Σχολείου (πχ σπασμένες καρέκλες και θρανία, σκισμένοι χάρτες, κλπ).

Το έγγραφο που θα περιέχει αυτόν τον πίνακα θα πρέπει να είναι ένα επίσημο έγγραφο του σχολείου, να υπάρχουν δηλαδή λογότυπα, σφραγίδες και υπογραφές από την επιτροπή που έχει αναλάβει την καταστροφή του εξοπλισμού, και να αποτελεί αναπόσπαστο συνημμένο έγγραφο στο βιβλίο υλικού. Στις γραμμές του βιβλίου από όπου έχει διαγραφεί ο εξοπλισμός, θα γράψουμε στην τελευταία στήλη ‘Παρατηρήσεις’ την ένδειξη ‘Καταστροφή ΗΗ/ΜΜ/ΕΕΕΕ’ με την ημερομηνία του εγγράφου.