Οργάνωση Φακέλων με Ημερομηνία στο Όνομα

Συχνά συμβαίνει να έχουμε μεγάλο αριθμό αρχείων και φακέλων, τους οποίους δυσκολευόμαστε να οργανώσουμε. Επειδή όσο αυξάνεται ο αριθμός των αρχείων, τόσο αυξάνεται και η δυσκολία στη διαχείρισή τους, καλό είναι να έχουμε ένα σύστημα που θα μας επιτρέπει την εύκολη ταξινόμησή τους.

Στο παράδειγμα που ακολουθεί ασχολούμαστε με φακέλους που περιέχουν φωτογραφίες από εκδηλώσεις του Σχολείου μας. Η ίδια μέθοδος θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί και για άλλους φακέλους, όπως πχ τα έγγραφα του σχολείου. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε φακέλους με φωτογραφίες από διάφορες εκδηλώσεις του Σχολείου, αλλά είναι δύσκολο να εντοπίσουμε μια συγκεκριμένη εκδήλωση, επειδή τα ονόματα των φακέλων δεν είναι σωστά ταξινομημένα.

Μια απλή και κατανοητή μέθοδος ταξινόμησης είναι να περιλαμβάνεται στα ονόματα των φακέλων και η ημερομηνία της εκδήλωσης. Με τον τρόπο αυτό οι φάκελοι θα εμφανιστούν με χρονολογική σειρά και θα είναι πιο εύκολο να βρούμε τις φωτογραφίες που θέλουμε.

Για να το πετύχουμε αυτό, όταν φτιάχνουμε φάκελο για τις φωτογραφίες από μια εκδήλωση, φροντίζουμε το όνομα του φακέλου να ξεκινάει με την ημερομηνία της εκδήλωσης. Μάλιστα, για να συμπίπτει η χρονολογική ταξινόμηση των φωτογραφιών με την αλφαβητική ταξινόμηση που χρησιμοποιεί ο υπολογιστής, πρέπει να βάλουμε την ημερομηνία σε μορφή ΥΥΥΥΜΜDD, δηλαδή 4 ψηφία για το έτος, ακολουθούμενα από 2 ψηφία για τον μήνα, ακολουθούμενα από 2 ψηφία για τη μέρα. Με τον τρόπο αυτό εξασφαλίζουμε ότι οι φάκελοί μας θα είναι ταξινομημένοι ταυτόχρονα και αλφαβητικά και κατά ημερομηνία.

Επιπλέον, καλό είναι όταν μια εκδήλωση αφορά συγκεκριμένη τάξη, να φαίνεται κι αυτό στο όνομα του φακέλου, έστω και στο τέλος. Με τον τρόπο αυτό θα είναι πιο εύκολο να εντοπίσουμε πχ όλες τις εκδηλώσεις της Δ’ τάξης, χωρίς να ασχολούμαστε με τους φακέλους των άλλων τάξεων.

Παράδειγμα: Στις 23 Δεκεμβρίου έγινε η χριστουγεννιάτικη γιορτή του σχολείου από τη Β’ τάξη. Ο φάκελος με τις φωτογραφίες θα έχει το όνομα ‘20181223 Γιορτή Χριστούγεννα Β‘.

Στην εικόνα που ακολουθεί έχουμε προσθέσει ημερομηνίες και τάξεις στους ίδιους φακέλους που είχαμε και στην προηγούμενη εικόνα. Μπορείτε να παρατηρήσετε ότι αυτή τη φορά είναι εύκολο να εντοπίσουμε μια εκδήλωση, αφού έχουμε χρονολογική ταξινόμηση. Επιπλέον, είναι εύκολο να δούμε ποιες εκδηλώσεις αφορούν μόνο μια συγκεκριμένη τάξη.

 

Σχετικά με Ιωάννης Κυριαζής

Ο Ιωάννης Κυριαζής είναι εκπαιδευτικός Πληροφορικής στα Ιωάννινα.
Είναι διδάκτορας του Τμήματος Μηχανικών Η/Υ και Πληροφορικής του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων.
Την περίοδο αυτή είναι υπεύθυνος ΠΛΗΝΕΤ στη Δ/νση Α/θμιας Εκπ/σης Ιωαννίνων.


Περισσότερες πληροφορίες
Δημοσιεύθηκε στην Tutorial και χαρακτηρίσθηκε . Αποθηκεύστε τον μόνιμο σύνδεσμο.

Αφήστε μια απάντηση