Η ενημέρωση των εκπαιδευτικών για την αλληλογραφία του σχολείου αποτελεί υποχρέωση της διεύθυνσης του σχολείου. Επομένως η κάθε σχολική μονάδα θα πρέπει να μεριμνά, ώστε να προωθούνται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους ενδιαφερόμενους εκπαιδευτικούς.

Ασφαλώς, κάποια μηνύματα θα πρέπει να εξαιρούνται από την προώθηση, καθώς μπορεί να θεωρούνται εμπιστευτικά, ή να αποτελούν ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Επομένως είναι σημαντικό να μην προωθείται αυτόματα το σύνολο της εισερχόμενης αλληλογραφίας σε όλους τους εκπαιδευτικούς. Το σωστό είναι να επιλέγουμε τα μηνύματα που χρειάζεται να προωθήσουμε και να τα στέλνουμε σε μια λίστα που θα περιέχει τους παραλήπτες που εμείς ορίζουμε.

Για να ελέγξουμε αν προωθούνται αυτόματα τα εισερχόμενα μηνύματα του σχολείου σε τρίτους, θα πρέπει να συνδεθούμε στο webmail.sch.gr, και να πάμε από το μενού Αλληλογραφία -> Κανόνες -> Προώθηση.

Αν η προώθηση είναι απενεργοποιημένη, τότε δεν γίνεται αυτόματη προώθηση της αλληλογραφίας. Αν είναι ενεργοποιημένη, μπορούμε να δούμε ποιοι είναι οι παραλήπτες και να προσθαφαιρέσουμε διευθύνσεις που θεωρούμε έμπιστες και τους επιτρέπουμε να έχουν πρόσβαση στο σύνολο της αλληλογραφίας.

Για την προώθηση μόνο των επιλεγμένων μηνυμάτων σε μια λίστα εκπαιδευτικών, θα πρέπει να προβούμε στις ακόλουθες ενέργειες:

Για όσους χρησιμοποιούν το  Webmail του ΠΣΔ

1. Για να δημιουργήσουμε τη λίστα με τα email των εκπαιδευτικών, θα πρέπει να έχουμε τα στοιχεία τους στις Επαφές μας. Αν δεν έχουμε επαφές, θα πρέπει πρώτα να τις προσθέσουμε. Αφού συνδεθούμε στο webmail.sch.gr, πηγαίνουμε στο μενού Επαφές -> Νέα Επαφή -> Εκπαιδευτικοί Σχολείου (ή όποιο άλλο βιβλίο διευθύνσεων επιλέξουμε).

2. Στη συνέχεια εισάγουμε τις επαφές (τουλάχιστον Επώνυμο, Όνομα, email) και κάνουμε προσθήκη. Σε περίπτωση που έχουμε ήδη τις επαφές πχ στο Thunderbird ή το Outlook, στο αριστερό πλαίσιο υπάρχει και η δυνατότητα εισαγωγής επαφών.

3. Αφού τελειώσουμε με τις επαφές, φτιάχνουμε μια λίστα με τις διευθύνσεις τους. Πρώτα επιλέγουμε από το αριστερό πλαίσιο το βιβλίο διευθύνσεων στο οποίο προσθέσαμε τις επαφές (1), στη συνέχεια επιλέγουμε τους εκπαιδευτικούς που θέλουμε να συμμετέχουν στη λίστα (2), έπειτα επιλέγουμε από το πτυσσόμενο μενού τη λίστα στην οποία θα προσθέσουμε τις επαφές (3-4), και τις κάνουμε ‘Προσθήκη‘ (5).Στο σημείο αυτό, αν έχουμε επιλέξει τη δημιουργία νέας λίστας, θα μας ζητηθεί να ορίσουμε όνομα για τη λίστα.

4. Όταν θέλουμε  να στείλουμε μήνυμα σε όλους τους εκπαιδευτικούς, επιλέγουμε για παραλήπτη το όνομα της λίστας. Ουσιαστικά, για να στείλουμε την αλληλογραφία της ημέρας στους εκπαιδευτικούς του σχολείου, θα επιλέξουμε τα μηνύματα που θέλουμε να προωθήσουμε (με ‘τικ’ στο πλαίσιο ελέγχου μπροστά από κάθε μήνυμα), θα πατήσουμε ‘Προώθηση‘, και θα πληκτρολογήσουμε στη διεύθυνση παραλήπτη το όνομα της λίστας (η αυτόματη συμπλήρωση θα μας προτείνει τη λίστα όταν πληκτρολογήσουμε τα 3 πρώτα γράμματα).

Για όσους χρησιμοποιούν το  Thunderbird

1. Ανοίγουμε το Ευρετήριο του Thunderbird.

2. Επιλέγουμε ‘Νέα Λίστα‘, δίνουμε όνομα στη λίστα και προσθέτουμε τα email που θέλουμε.

3. Για να προωθήσουμε τώρα πολλά μηνύματα στους εκπαιδευτικούς του σχολείου, επιλέγουμε τα μηνύματα που θέλουμε, κάνοντας κλικ με το πλήκτρο [Ctrl] πατημένο (ή το [Shift] αν είναι συνεχόμενα), και κάνουμε δεξί κλικ -> Προώθηση ως συνημμένα.

4. Για να προωθήσουμε την αλληλογραφία σε όλους τους εκπαιδευτικούς πληκτρολογούμε στο πεδίο του παραλήπτη το όνομα της λίστας (η αυτόματη συμπλήρωση θα μας προτείνει τη λίστα όταν πληκτρολογήσουμε τα 3 πρώτα γράμματα).