Όταν οι προϊστάμενοι “ροκανίζουν” τον χρόνο των στελεχών τους

Στον διαρκή διάλογο για το μεγάλο θέμα της διαχείρισης του χρόνου και για το ποιος «ροκανίζει» τον χρόνο των εργαζομένων, ο ειδικός του μάνατζμεντ δρ Αλεκ Μακένζι, στο πάντα επίκαιρο βιβλίο του «Τhe Time Trap – managing your way out» κατηγορεί τον διευθυντή, ότι προκειμένου να λύσει εκείνος το δικό του πρόβλημα χρόνου, το κάνει σε βάρος του χρόνου της ομάδας. Κάτι, που το χαρακτηρίζει καθαρή ανοησία και «μέθοδο αυτοκαταστροφής». Ο συγγραφέας, έμπειρος ανατόμος του προβλήματος, επισημαίνει ότι ο πρώτος συνήθης «ύποπτος» είναι ο ίδιος ο διευθυντής.

Το… μποτιλιάρισμα

Και επειδή η απώλεια του χρόνου δημιουργεί «μποτιλιαρίσματα» -με επιπτώσεις σε όλα τα επίπεδα της ομάδας- υπογραμμίζει ότι το μποτιλιάρισμα είναι σύνηθες φαινόμενο της κορυφής… Αναφέρει δε και ως αξίωμα ότι τίποτα δεν φανερώνει περισσότερο στους υφιστάμενους τι είναι σημαντικό για τον διευθυντή, όσο ο τρόπος που χρησιμοποιεί ο ίδιος τον δικό του χρόνο. Στις συμβουλές που δίνει επισημαίνει ότι η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου πρέπει να είναι κοινός στόχος σε επίπεδο εταιρείας. Ιδιαίτερα, για την περίπτωση που οι υφιστάμενοι εκφράζουν παράπονα για τις διακοπές εκ μέρους των διευθυντών τους, ο συγγραφέας αναφέρει ότι θα πρέπει να ενθαρρύνονται «να διαχειριστούν τον διευθυντή τους».

Δηλαδή, να τον πείσουν να προτείνει ο ίδιος μια τεχνική ώστε, αφού ο υφιστάμενος προκαθορίσει με σαφήνεια τους στόχους και τις προτεραιότητές του, τότε από κοινού με τον διευθυντή να συναποφασίζουν ποια από τις προτεραιότητες πρέπει να μείνει πίσω, σε περίπτωση που η διακοπή στοιχίζει απώλεια χρόνου για τον υφιστάμενο. «Αντί, λοιπόν τα στελέχη να επαναστατούν ή να υποκύπτουν στην απώλεια του χρόνου τους εξαιτίας του διευθυντή, καλύτερα θα ήταν να την έχουν προβλέψει…».

Πολυάριθμες επαφές

Σημαντικές έρευνες, που έχουν γίνει για τους λόγους απώλειας του χρόνου, αποκαλύπτουν ότι μεσαία και κατώτερα στελέχη -«με περισσή ειλικρίνεια»- έχουν αναφέρει τους διευθυντές ανάμεσα στους κυριότερους λόγους. Αιτίες, οι πολυάριθμες επαφές «για ασήμαντα θέματα», η προκατάληψη που πολλοί έχουν με τη λεπτομέρεια και η σπάταλη χρόνου για να ελέγχουν την εργασία του υφισταμένου. Υπάρχει βέβαια -και επιβιώνει- η συνήθης αλαζονεία και ο μύθος της παντοδυναμίας. Που κάνει τον διευθυντή να πιστεύει ότι όλοι χρειάζονται τη βοήθειά του. Άλλες αιτιάσεις πάλι, αντιθέτως, αναφέρονται «στον διευθυντή που ποτέ δεν τον βρίσκεις όταν τον χρειάζεσαι», στον διευθυντή που ανατρέπει διαρκώς τις προτεραιότητές τους με έναν κατάλογο νέων εργασιών που συχνά δεν έχουν καμία σχέση με τις προηγούμενες.

Στα μεγάλα διευθυντικά «αμαρτήματα» που ευθύνονται για την απώλεια χρόνου, εξέχουσα θέση κατέχουν οι ελλιπείς οδηγίες. Είτε είναι προφορικές είτε γραπτές. Που σημαίνει κακής ποιότητας επικοινωνία. Όταν μια οδηγία δίνεται «στα πεταχτά» ή είναι κακοδιατυπωμένη, ακριβώς γιατί δεν υπάρχει χρόνος, γίνεται αιτία απώλειας πολύ περισσότερου χρόνου για διορθώσεις, επεξηγήσεις, αποσαφηνίσεις κ.λπ. Η έλλειψη ευαισθησίας του διευθυντή για τον χρόνο του υφιστάμενου -όταν χωρίς τύψεις τον αφήνει να περιμένει έξω από το γραφείο του – γίνεται μπούμερανγκ. Γιατί, μια τέτοια «ευαισθησία» όχι μόνο είναι μεταδοτική, αλλά και διδάσκεται. Εμπίπτει, επιπλέον, στην ευθύνη του διευθυντή να καθοδηγήσει σχετικά τους υφισταμένους του. Περιέργως, έχει παρατηρηθεί ότι η ευαισθησία αυτή αναδύεται στον διευθυντή όταν διακόπτει την εργασία ενός εργάτη. Μερικά από τα «αμαρτήματα» λοιπόν που ζητούν θεραπεία είναι οι επιπτώσεις από τον χρόνο που χάνει ο ίδιος ο προϊστάμενος να μην επηρεάζουν αρνητικά τη διαχείριση του χρόνου των υφισταμένων του. Να μην αναθέτει στους υφισταμένους αυτά που ο ίδιος πρέπει να κάνει, όταν εκείνοι είναι ήδη υπερφορτωμένοι ή αποτελούν τον τελευταίο κρίκο της ανάθεσης – δηλαδή δεν υπάρχει πλέον άλλος για να του τα φορτώσουν και αυτοί με τη σειρά τους…

Το παράδειγμα Νίξον

Και ας μην ξεχνάμε και το ιστορικό παράδειγμα του Ρίτσαρντ Νίξον, ο οποίος όταν ήταν πρόεδρος των ΗΠΑ και χρειαζόταν κάποιον συνεργάτη, είχε δώσει εντολή στον γραμματέα του, πριν τον καλέσει στο προεδρικό γραφείο, να τον ρωτάει αν είχε χρόνο και αν δεν τον διέκοπτε από κάποια επείγουσα εργασία του. Αποτέλεσμα: στις μισές περιπτώσεις οι συνεργάτες του προέδρου ζητούσαν αναβολή, γιατί εκείνη τη στιγμή ήσαν απασχολημένοι με κάποια άλλη επείγουσα προτεραιότητα. Έτσι «ο Νίξον έδειχνε ότι ήξερε να σέβεται την “ομάδα” και, σε τελευταία ανάλυση, πετύχαινε να προωθήσει την επίλυση των δικών του θεμάτων, αφού όλοι εργάζονταν σύμφωνα με τις δικές του προτεραιότητες και εντολές».

Άρθρο: Χριστίνα Δαμουλιανού

Πηγή: http://news.kathimerini.gr/ (7/4/2013)