Για να πραγματοποιηθεί μια σχολική εκδρομή γίνονται οι παρακάτω διαδικασίες:
1.Εκφράζεται σχετική επιθυμία από τους μαθητές και τις μαθήτριες μέσω των μαθητικών συμβουλίων.
2.Προτείνονται προορισμοί από μαθητές αλλά και από εκπαιδευτικούς.
3.Οι εκπαιδευτικοί του σχολείου, σε συνεργασία με τον διευθυντή, κάνουν έρευνα για τον κάθε προορισμό και αποφασίζουν τον βέλτιστο, από άποψη ασφάλειας, εκπαιδευτικού και παιδαγωγικού περιεχομένου, αλλά και από οικονομικής πλευράς.
4.Ο Δ/ντής μοιράζει υπεύθυνες δηλώσεις στους γονείς ώστε να εγκρίνουν τη συμμετοχή του παιδιού τους, να σχηματισθεί ο προβλεπόμενος αριθμός 70% των φοιτώντων.
5.Όταν συγκεντρωθούν οι δηλώσεις και εξασφαλιστεί το προβλεπόμενο ποσοστό συμμετοχής, ξεκινά η διαδικασία έγκρισης.
6.Ο Σύλλογος διδασκόντων συνεδριάζει και ορίζει, το πρόγραμμα της εκδρομής, τον αρχηγό και τους συνοδούς καθηγητές/τριες, κάθε άλλη διαδικασία.
7.Ανακοινώνεται δημόσια η προκήρυξη της εκδρομής και ζητούνται προσφορές. Αναρτάται στην ιστοσελίδα της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης αλλά και του σχολείου.
8.Με πράξη του Δ/ντή συγκροτείται η επιτροπή αξιολόγησης των προσφορών και ορίζεται η ημέρα και η ώρα που θα συνεδριάσει, ώστε να αξιολογήσει τις προσφορές.
9.Υποβάλλονται στο σχολείο οι προσφορές από τα τουριστικά γραφεία σε σφραγισμένο φάκελο.
10.Ανοίγονται οι προσφορές από την επιτροπή και επιλέγεται η οικονομικότερη. Συντάσσεται σχετική πράξη.
11.O Δ/ντής αναρτά στον ιστόχωρο (site) του σχολείου την πράξη, αλλά και το σύνολο των προσφορών για διαφάνεια. Ενημερώνονται τα τουριστικά γραφεία που συμμετείχαν στον μειοδοτικό διαγωνισμό με το αποτέλεσμα και το μειοδότη.
12.Δίνεται προθεσμία δύο ημερών για ενστάσεις από τα συμμετέχοντα τουριστικά γραφεία.
13.Υποβάλλεται από τον Δ/ντή του σχολείου ο σχετικός φάκελος στη Διεύθυνση Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης για έλεγχο.
14.Η Διεύθυνση Εκπαίδευσης αφού προβεί σε σχολαστικό έλεγχο των στοιχείων, διαβιβάζει το φάκελο στον οικείο αντιπεριφερειάρχη για να δοθεί η έγκριση της εκδρομής.
15.Ο διευθυντής με τη βοήθεια των μαθητικών συμβουλίων συγκεντρώνει τα χρήματα που αναλογούν σε κάθε μαθητή. Συνήθως εκτός από την αμοιβή του Τουριστικού Γραφείου συμπεριλαμβάνονται έξοδα ξεναγού, εισιτήρια θεάτρων, μουσείων κλπ. Εδώ παρατηρείται ένα μικρό ποσοστό από μαθητές που δήλωσαν συμμετοχή να μην φέρνουν χρήματα και να δηλώνουν απλά ότι δεν συμμετέχουν. Δυστυχώς τότε το οικονομικό τους μερίδιό επιβαρύνει τους υπόλοιπους.
16.Υπογράφεται σύμβαση μεταξύ σχολείου (από τον Δ/ντή ως εκπρόσωπος των συμμετεχόντων μαθητών) και του τουριστικού γραφείου, η οποία θεωρείται στην αρμόδια Δ.Ο.Υ.
17.Δίνεται προκαταβολή στο τουριστικό γραφείο, για κλείσιμο λεωφορείου, ξενοδοχείου σε περίπτωση πολυήμερης εκδρομής, καμιά φορά και για εισιτήρια πλοίων.
αφού όλα αυτά διεκπεραιωθούν με επιτυχία, καλό ταξίδι, αλλά δεν τελειώσαμε ακόμη!
18.Μετά την ολοκλήρωση της εκδρομής αποδίδεται από τον Δ/ντή σχετική αναφορά – έκθεση στην Διεύθυνση Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης, καθώς και αντίγραφα από τη σύμβαση, τα τιμολόγια ή τις αποδείξεις παροχής υπηρεσίας.
Όλα αυτά, γιατί έτσι προβλέπουν οι 129287/Γ2/10-11-2011 Υ.Α. και 36637/Γ2/02-04-2012 Υ.Α. και για ενημέρωση όλων όσων συμμετέχουν (μαθητών-γονέων-εκπαιδευτικών) ή είναι απλοί παρατηρητές και σχολιάζουν.
