Η εφαρμογή σχεδιάστηκε για να χρησιμοποιηθεί από σχολικές μονάδες προσχολικής, πρωτοβάθμιας και δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης. Διαχειρίζεται ψηφιακά το γνωστό “βιβλίο πρωτοκόλλου”.
Το παράθυρο της εφαρμογής
Τι κάνει η εφαρμογή σε αδρές γραμμές :
- Καταγράφει εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα.
- Ενσωματώνει όλα τα επισυναπτόμενα έγγραφα κάθε πρωτόκολλου.
- Η διαχείριση είναι οργανωμένη και γίνεται εύκολη με χρήση αναπτυσσόμενων πλαισίων λίστας.
- Άνετη αναζήτηση οποιοδήποτε πρωτοκόλλου και εγγράφων του.
- Εκτύπωση πρωτοκόλλων έτους, ώστε να υπάρξει βιβλιοδεσία και τοποθέτηση του υλικού στο αρχείο του σχολείου.
- Δημιουργία “ψηφιακού αρχείου σχολικής μονάδας”, αφού τα πάντα αποθηκεύονται και τα πάντα μπορούν να εντοπιστούν …για πάντα!
Ουσιαστικά η εφαρμογή ακυρώνει την ανάθεση της εξωδιδακτικής εργασίας που ακούει στο όνομα πρωτόκολλο. Η Δ/νση του σχολείου έχει στα χέρια της το εργαλείο να διαχειριστεί πλήρως το πρωτόκολλο. Η περίφημη αρχειοθέτηση σε φακέλους Φ1, Φ2.2, …Φ44 αποκτά άλλη “φιλοσοφία”. Ο Δ/ντής έχει όλη τη βιβλιοθήκη των φακέλων στον υπολογιστή του. Απλά! κάποιες μπροσούρες εκτενών σε μέγεθος νομοθετημάτων, εγκυκλίων, … τοποθετούνται στους φακέλους και φυσικά κάποια σπουδαία έγγραφα που αφορούν αυτή καθ΄ αυτή τη σχολική μονάδα ( δικαστικές αποφάσεις, εμπιστευτικά, …). Ακόμη και αυτά ή κάποια από αυτά -μέσω scaner- μπορούν να γίνουν υλικό της εφαρμογής.
Για όσους έχουν τουλάχιστον Office με Access 2007 (όλα τα Office δεν έχουν access!), να κατεβάσουν την εφαρμογή από το link “Ψηφιακό πρωτόκολλο” (έκδοση 12ος/24 ! ). Να ανοίξουν το αρχείο *.zip που θα κατέβει από το link και στη συνέχεια να κάνουν φάκελο c:\protokollo στον οποίο θα μπαίνουν τα αρχεία που θα αποθηκεύετε στην εφαρμογή. Εκεί τοποθετήστε και το αρχείο που θα σας δώσει το zip. Κάντε μια συντόμευση για να ανοίγετε από την επιφάνεια εργασίας. Μένει μόνο να διαβάσετε τις “Οδηγίες χρήσης” της εφαρμογής.
Για όσους δεν έχουν Access ή έχουν Office/Access πριν τη έκδοση 2007, πρέπει να κάνουν τα εξής :
- Κατέβασμα και εγκατάσταση του λογισμικού (άκακο!) AccessRuntime2007
- Να διαφοροποιήσουν στη συντόμευση της εφαρμογής, στο πεδίο ‘προορισμός’ του παραθύρου ‘Ιδιότητες’, ως εξής:
C:\protokollo\protokollo24.accde /Runtime
Προσοχή! Ανάμεσα στο *.accde και του /Runtime υπάρχει ένα κενό.
- Άνοιγμα εφαρμογής μόνο από τη συντόμευση.
- Να διαβάσουν τις οδηγίες χρήσης (βλέπε πιο πάνω)
Προσοχή !
- backup σε τακτά διαστήματα όλο τον φάκελο c:\protokollo και φύλαξη μακριά από τον υπολογιστή σας. Όποιος εργάζεται με ψηφιακά αρχεία, νομίζω ότι καταλαβαίνει καλά τι γράφω.
- [important] Κατά το κατέβασμα ή την εγκατάσταση, ενδέχεται το antivirus να ‘κλωτσήσει’. Επιτρέψτε τη συνέχεια της εργασίας. Μη ανησυχείτε ![/important]
- Τελευταία διαχείριση/αλλαγές, προσθήκες, της εφαρμογής τον Δεκέμβριο 2024.
