Μερικές από τις υποχρεωτικές λειτουργίες μηχανογράφησης σε ένα σχολείο αναφέρονται παρακάτω:
ON-LINE ΒΑΣΗ SURVEY
Διαχείριση, ενημέρωση του οn-line συστήματος καταγραφής Π/θμιας και Δ/θμιας – Βάση Survey (https://survey.sch.gr). Βάση της Εγκυκλίου 113600/ΣΤ4-14-9-2010 ΥΠΔΒΜΘ η ενημέρωση των στοιχείων του συστήματος θα πρέπει να γίνεται με οποιαδήποτε μεταβολή συμβαίνει στο εκπαιδευτικό προσωπικό ή στο μαθητικό δυναμικό της σχολικής μονάδας. Η ενημέρωση της συγκεκριμένης βάσης λόγω των τμημάτων επιλογής, των κατευθύνσεων, των κενών/πλεονασμάτων σε εκπαιδευτικό προσωπικό, είναι σχεδόν καθημερινή κατά τους 2 πρώτους μήνες (Σεπτέμβριος – Οκτώβριος) λειτουργίας του σχολείου και καθ’ όλη τη διάρκεια της σχολικής χρονιάς (αποτελέσματα προαγωγής, φοίτησης, ενημέρωση για πολυήμερες εκδρομές κ.ο.κ.).
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ (E-mail)
Καθημερινή λήψη της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας του σχολείου – Εγκύκλιος Γ7/31043/31-03-2003 ΥΠ.Ε.Π.Θ.. Αποστολή διαβιβαστικών και άλλων εγγράφων του σχολείου από και προς τη διεύθυνση (π.χ. αποστολή διδαχθείσας ύλης μαθημάτων πανελλαδικών εξετάσεων, αποστολή κενών-πλεονασμάτων, πίνακες παραγγελίας βιβλίων, μαθητικοί διαγωνισμοί, πίνακες στατιστικών κ.ο.κ.) και άλλες ανάγκες όπως προβλέπονται από ΔΙΑΔΠ/Α1/2523/04-02-1999 Υπ. Εσωτερικών Δημόσιας Διοίκησης & Αποκέντρωσης.
V.B.I.
Ασύρματο σύστημα μετάδοσης δεδομένων (V.B.I.), του οποίου η Εγκύκλιος 126416/Γ2-13/10/2009 προβλέπει: “Υπενθυμίζουμε ότι το σύστημα μετάδοσης δεδομένων VBI πρέπει να λειτουργεί σε καθημερινή βάση και για όλο το ωράριο λειτουργίας της αντίστοιχης υπηρεσίας (Σχολείο, Γραφείο, Διεύθυνση) έτσι ώστε, αφενός να είναι δυνατή ανά πάσα στιγμή η λήψη διοικητικών εγγράφων και αφετέρου να γίνονται αντιληπτές αμέσως οι τυχόν βλάβες και να επιδιορθώνονται το συντομότερο δυνατό.”Με βάση τα παραπάνω το σύστημα VBI πρέπει να είναι σε συνεχή λειτουργία 08:00 – 14:00 καθημερινώς. Από τις αρχές Απριλίου μέχρι και το πέρας των Πανελλαδικών Εξετάσεων (αρχές Ιούνη) γίνονται καθημερινά δοκιμαστικά για τη σωστή λειτουργία τους συστήματος κατά τη διάρκεια των Πανελλαδικών εξετάσεων, αφού το σχολείο αποτελεί Εξεταστικό Κέντρο Πανελλαδικών εξετάσεων.
Δ-ΒΑΣΗ & ΝΕΣΤΩΡ
Τα προγράμματα «Δ-ΒΑΣΗ» και «ΝΕΣΤΩΡ» της εταιρείας ΕΠΑΦΟΣ περιέχουν το ηλεκτρονικό μητρώο των μαθητών του Γυμνασίου και του Λυκείου αντίστοιχα. Μερικές από τις βασικές λειτουργίες του είναι:
Καταχώρηση βαθμολογίας και απουσιών μαθητών,
Έκδοση ελέγχων επίδοσης,
Υποβολή Αίτησης – δήλωσης για συμμετοχή στις Πανελλαδικές Εξετάσεις,
Αποστολή αρχείου προφορικής Βαθμολογίας για κάθε τετράμηνο της Γ’ τάξης,
Έκδοση απολυτηρίων,
Έκδοση Βεβαιώσεων πρόσβασης στην τριτοβάθμια,
Αποτελέσματα Διαγωγής/Φοίτησης, Εκτύπωση στατιστικών στοιχείων,
Δημιουργία συχνών – πολλές φορές καθημερινών αντιγράφων ασφαλείας (back up) του συστήματος καθώς περιέχει στοιχεία μαθητών της Γ’ τάξης (κωδικοί πανελλαδικών, προφορικές βαθμολογίες κτλ). Συχνές αναβαθμίσεις της εφαρμογής και τηλεφωνική επικοινωνία με την εταιρεία ΕΠΑΦΟΣ και το Υπουργείο.
E-SCHOOL
Υποχρεωτική εγκατάσταση και λειτουργία του λογισμικού γραμματειακής υποστήριξης e-school, Εγκύκλιος 43991/Λ/15-4-2009 Υπ.Ε.Π.Θ.
ΔΙΚΤΥΑΚΟΣ ΤΟΠΟΣ
Κατασκευή, διαχείριση, ενημέρωση της ιστοσελίδας – ιστολογίου του σχολείου. Βάση της Εγκυκλίου ΔΙΣΚΠΟ/Φ.2/οικ.26792 – 23-12-2010, η οποία αναφέρει ότι κάθε δημόσια υπηρεσία οφείλει να αναρτά σε εμφανές σημείο του δικτυακού της τόπου τα στοιχεία επικοινωνίας των κατά οργανική μονάδα υπαλλήλων της (αριθμούς τηλεφώνων, Fax, e-mails), με άμεση επικαιροποίησή τους, στην περίπτωση τυχόν μεταβολών των στοιχείων αυτών (Σχετ. η ΔΙΑΔΠ/Φ.Α.4.4/8016/12-4-2010 εγκύκλιος, αναρτημένη στο www.gspa.gr).
