Αφού το κάνω κάθε χρόνο τέτοιες μέρες με τα νέα πρωτάκια, και αφού κάθε φορά όλο και κάτι μου ξεφεύγει, ας το καταγράψω.
Η ιδέα:
- Θα μαζέψω μέσα από γκουγκλόφορμες απαραίτητα για το σχολείο στοιχεία επικοινωνίας των μαθητών. Θα μου πεις, στήσε μια βάση MySQL και μια φόρμα php. Εντάξει, πες ότι δεν θέλω να πάρω τανκς για να σκοτώσω μυρμήγκι.
- Θα ειδοποιήσω έναν-έναν μαθητή στη διεύθυνση ηλεταχυδρομείου στο λογαριασμό που του άνοιξα, με χωριστό εξατομικευμένο μήνυμα, που θα περιέχει «προσωπικό» για τον καθένα σύνδεσμο.
- Ο σύνδεσμος αυτός θα είναι συντομευμένος, για να αποφύγω την πιθανότητα να «σπάσει» κατά την προβολή του στην εφαρμογή αλληλογραφίας του παραλήπτη.
Πάμε:
Ανοίγω τη φόρμα στη σχετική υπηρεσία του γούγλη -ή, αν δεν το κάνω πλέον πρώτη φορά- αντιγράφω αυτήν της προηγούμενης χρονιάς και επκαιροποιώ. Τα πεδία που θέλω δεν είναι λίγα:
Ονοματεπώνυμο Μαθητή/τριας, Προσωπικό κινητό τηλέφωνο, Προσωπικό email εκτός ΠΣΔ, Οδός και Αριθμός διεύθυνσης κατοικίας, Ταχυδρομικός Κωδικός διεύθυνσης κατοικίας, Πόλη διεύθυνσης κατοικίας, Συνοικία ή περιοχή ή χωριό κατοικίας (ανεπίσημα), Τηλέφωνο κατοικίας, Ονοματεπώνυμο πατέρα, Επάγγελμα πατέρα, Τηλέφωνα εργασίας πατέρα, Κινητό τηλέφωνο πατέρα, Προσωπικό email πατέρα, Ονοματεπώνυμο μητέρας, Γένος της μητέρας, Επάγγελμα μητέρας, Τηλέφωνο εργασίας μητέρας, Προσωπικό email μητέρας, Κινητό τηλέφωνο μητέρας.
Φροντίζω να είμαι σαφής στις ονομασίες τους, και στο βοηθητικό κείμενό τους. Επισημαίνω, για παράδειγμα, ότι ζητώ με ακρίβεια την ταχυδρομική διεύθυνση κατοικίας και τα επαγγέλματα των γονέων. Όλα τα πεδία τα θελω συμπληρωμένα, ώστε να εξασφαλίσω ότι δεν θα παραληφθεί κάποιο από αβλεψία. Στις εισαγωγικές οδηγίες, μαζί με την αναφορά για τονισμένη πεζοκεφαλαιογράμματη γραφή, ζητώ ένα λεκτικό, π.χ. ΔΕΝ ΥΠΑΡΧΕΙ, για τα πεδία που πρέπει να παραμείνουν άδεια. Παρεμβαίνω κατάλληλα στο τελικό μήνυμα επιβεβαίωσης, και επιτρέπω την επιστροφή για διόρθωση των υποβαλλόμενων στοιχείων.
Τώρα, θέλω έναν εξατομικευμένο σύνδεσμο για κάθε μαθητή, που να ανοίγει τη φόρμα με συμπληρωμένο εκ των προτέρων το ονοματεπώνυμό του. Αυτό θα δώσει στο μαθητή την αίσθηση της ατομικής σελίδας, και θα αποτρέψει κατά κανόνα, χαζές συμπληρώσεις. Αυτό που θέλω μου το δίνει ο γούγλης. Θα αντιγράψω τη διεύθυνση στο τέταρτο βήμα, και φυσικά δεν θα καθίσω να κάνω 70 ή 100 φορές την ίδια κίνηση. Ο σύνδεσμος που αντέγραψα περιέχει τη μεταβλητή παράμετρο για το πεδίο που θέλω, το ονοματεπώνυμο του μαθητή, σε κωδικοποίηση URL. Οπότε θα πάω σε κάποιον από τους δεκάδες μετατροπείς, και θα τον ταΐσω με τα ονοματεπώνυμα όλων των μαθητών. Με στοιχειώδη επεξεργασία συμβολοσειρών θα φτιάξω στη συνέχεια τα εξατομικευμένα url της φόρμας όλων των μαθητών.
Τα μακρυνάρια αυτά είπα πιο πριν ότι θέλω να τα συντομεύσω. Έχω έναν δωρεάν λογαριασμό στο bit.ly, όμως, άντε να δημιουργήσεις μία μία 100 ή 200 συντομεύσεις. Ευτυχώς η λύση με δυο κλικ να δημιουργείς 50! Από το λογαριασμό μου στο bit.ly, αντιγράφω το login μου και το API Key. Σώζω στο λογαριασμό μου -αν δεν το έχω από πέρσι- το πρότυπο αυτό λογιστικό φύλλο του Γούγλη, και συμπληρώνω τα προηγούμενα στοιχεία, μαζί με τα μακρυνάρια διευθύνσεις από παραπάνω, και… έτοιμες οι συντομεύσεις! Εναλλακτικά, και μάλλον πιο γρήγορα, μπορώ να χρησιμοποιήσω την υπηρεσία συντόμευσης του γούγλη, κι ένα απλό σκριπτάκι, όπως περιγράφεται εδώ.
Σε ένα υπολογιστικό φύλλο έχω, λοιπόν, τώρα τρεις ή τέσσερις κολώνες για κάθε μαθητή: το ονοματεπώνυμό του, τη διεύθυνση ηλεταχυδρομείου που του έχω ήδη δώσει, την αντίστοιχη διεύθυνση του γονέα του -αν την έχω συλλέξει σε προγενέστερο στάδιο, και τη διεύθυνση της συντόμευσης προς τη φόρμα «του». Μένει με αυτά να φτιάξω και να αποστείλω εξατομικευμένα ηλεμηνύματα.
Λέγε με Mail Merge, στο Thunderbird φυσικά. Σώζω το υπολογιστικό φύλλο ως csv, μετατρέπω την κωδικοποίησή του σε utf-8, και φτιάχνω το πρότυπο μήνυμα: Το πεδίο to: και cc: θα πάρουν κατάλληλο περιεχόμενο από τις τρεις πρώτες κολώνες του csv, για παράδειγμα, {{name}} <{{toadd}}> και {{ccadd}} αντίστοιχα. Στο πεδίο title μπορώ να ενσωματώσω σε μια παρένθεση στο τέλος ξανά το όνομα του μαθητή, π.χ. Ζητούνται στοιχεία ({{name}}). Τέλος, μέσα στο body, στο κατάλληλο σημείο, θα ενσωματώσω το όνομα της τέταρτης κολώνας για το url, π.χ., σε μια πρόταση Παρακαλούμε να επισκεφτείς την διεύθυνση {{url}}.
Είμαι έτοιμος με ένα κλικ να τελειώσω. Προτιμώ με δύο, έχοντας ρυθμίσει να μη γίνεται άμεση αποστολή, αλλά τα μηνύματα από τη συγχώνευση να μπαίνουν στο outbox. Έχω έτσι τη δυνατότητα για μια τελευταία ματιά, και για επιτόπου μεμονωμένες διορθώσεις. Το τελικό κλικ είναι δεξί πάνω στο outbox, κι επιλέγω την αποστολή των μηνυμάτων.