Τα συμπληρωμένα σχέδια θα πρέπει να εγκριθούν από τον Διευθυντή και τον Σύλλογο Διδασκόντων της σχολικής μονάδας ή των σχολικών μονάδων, σε περίπτωση συνεργασίας σχολείων, και στη συνέχεια να υποβληθούν στους Υπευθύνους των οικείων Διευθύνσεων Εκπαίδευσης, προκειμένου οι τελευταίοι να εισηγηθούν την έγκρισή τους στην Επιτροπή Σχολικών Δραστηριοτήτων. Στην Επιτροπή συμμετέχουν κατά τα ισχύοντα οι Υπεύθυνοι/νες Σχολικών Δραστηριοτήτων και συγκεκριμένα στις Διευθύνσεις Π/θμιας και Δ/θμιας Εκπαίδευσης Α’ Αθήνας, Β’ Αθήνας, Γ’ Αθήνας, Δ’ Αθήνας, Ανατολικής Αττικής, Δυτικής Αττικής, Πειραιά, Ανατολικής Θεσσαλονίκης, Δυτικής Θεσσαλονίκης και Αχαΐας οι Υπεύθυνοι/νες Περιβαλλοντικής Εκπαίδευσης (ΠΕ), Αγωγής Υγείας (ΑΥ) Πολιτιστικών Θεμάτων (ΠΘ) και σε όλες τις άλλες Διευθύνσεις Π/θμιας και Δ/θμιας Εκπαίδευσης οι Υπεύθυνοι/ες Σχολικών Δραστηριοτήτων (ΣΔ).
Οι Υπεύθυνοι/νες οφείλουν να παρακολουθούν, να υποστηρίζουν και να αξιολογούν τα υλοποιούμενα προγράμματα ευθύνης τους και μετά από σχετική έγκριση από την αρμόδια Διεύθυνση (ΣΕΠΕΔ) του Υ.ΠΑΙ.Θ.Π.Α, να οργανώνουν επιμορφωτικές συναντήσεις, σεμινάρια, ημερίδες, καθώς και να επιμορφώνουν κατά προτεραιότητα εκπαιδευτικούς, που δεν έχουν προηγούμενη εμπειρία στην υλοποίηση προγραμμάτων. Για όλα τα προαναφερόμενα μπορούν να συνεργάζονται με τμήματα Πανεπιστημίων, Σχολικούς συμβούλους, ΚΠΕ (προγράμματα Περιβαλλοντικής Εκπαίδευσης ), ΟΤΑ, μη κυβερνητικούς φορείς, ειδικούς επιστήμονες, επαγγελματίες κ.α. ανάλογα με τις θεματικές των προγραμμάτων. Οι Υπεύθυνοι/νες και ο/η Διευθυντής/ντρια της σχολικής μονάδας ελέγχουν την υλοποίηση των εγκεκριμένων προγραμμάτων. Ειδικότερα για το eTwinning, τον έλεγχο και την αξιολόγηση των υποβαλλόμενων προγραμμάτων αναλαμβάνει η Εθνική Υπηρεσία Υποστήριξης (ΕΥΥ), η οποία εδρεύει στο Υ.ΠΑΙ.Θ.Π.Α. Στη συνέχεια, τα έργα υποβάλλονται στις αντίστοιχες Επιτροπές Σχολικών Δραστηριοτήτων προς έγκριση.
Προτείνεται, όταν αυτό είναι εφικτό, η αρχική ενημέρωση – επίσκεψη στα σχολεία να γίνεται από κοινού, από τους Υπευθύνους όλων των Σχολικών Δραστηριοτήτων (εκεί όπου υπάρχουν περισσότεροι του ενός) και τους υπευθύνους ΚΕΣΥΠ. Οι Διευθυντές/ντριες των σχολείων παρακαλούνται να διευκολύνουν τους Υπευθύνους, διαθέτοντας ικανό χρόνο, χωρίς να διαταράσσεται το πρόγραμμα του σχολείου.