Με τον όρο ‘Βιβλίο Υλικού’ αναφερόμαστε τόσο στο παλιό βιβλίο περιουσίας του Σχολείου, όσο και στην ηλεκτρονική καταγραφή του εξοπλισμού στο Myschool.

Όσον αφορά τον ηλεκτρονικό εξοπλισμό, με την καταγραφή του οποίου συνήθως ασχολούνται οι εκπ/κοί Πληροφορικής (χωρίς να αποτελεί υποχρέωσή τους), μας ενδιαφέρει κυρίως η καταγραφή υπολογιστών και ακριβού εξοπλισμού, όπως οθόνες, βιντεοπροβολείς, εκτυπωτές και switch. Υλικά όπως ποντίκια, πληκτρολόγια, ηχεία, ακουστικά, μικρόφωνα, web κάμερες κλπ θεωρούνται αναλώσιμα και δεν έχει νόημα να καταγράφονται.

Όταν θέλουμε να περιγράφουμε έναν υπολογιστή, αυτό που μας ενδιαφέρει είναι η ισχύς του, που καθορίζεται από τον συνδυασμό Επεξεργαστή και Μνήμης. Αυτά τα δυο χαρακτηριστικά είναι ενδεικτικά πχ για το αν ένα μηχάνημα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για server, ή αν χρειάζεται αναβάθμιση, ή αν είναι για απόσυρση.

Με βάση τα παραπάνω, αν πχ κάποιος μας ρωτήσει τι υπολογιστή έχουμε στην αίθουσα μας, αρκεί να του πούμε ότι έχουμε πχ έναν i5 6ης γενιάς με 8Gb μνήμη. Για να καταγράψουμε έναν τέτοιο υπολογιστή στο βιβλίο υλικού, θα δώσουμε την περιγραφή:

• H/Y i5-6400 8Gb RAM

Για μια οθόνη πχ που είναι μάρκας HP, τύπου LCD, μοντέλο L1706, διάσταση οθόνης 17″ και αναλογία οθόνης 4:3, μπορούμε να γράψουμε στο βιβλίο Οθόνη LCD HP L1706, ή Οθόνη LCD HP 17″ 4:3.

Παρόμοια, για άλλες συσκευές προσπαθούμε να κάνουμε μια συνοπτική περιγραφή των δυνατοτήτων τους, όπως πχ:

• Εκτυπωτής Laser Έγχρωμος Lexmark C540dn
• Φωτοτυπικό Konica-Minolta Bizhub 363
• Switch TP-Link TL-SG1016DE 16 1000Mbps   <-  (16 θέσεων & Gigabit Ethernet)

Τέλος, είναι σημαντικό να φαίνεται και η ποσότητα του εξοπλισμού. Αν πχ έχουμε 6 οθόνες, θα πρέπει στη στήλη ‘ποσότητα’ να γράψουμε οπωσδήποτε τον αριθμό 6. Αν δεν υπάρχει η στήλη ‘ποσότητα’ στο βιβλίο μας, θα γράψουμε στην περιγραφή

• 6x οθόνη Viewsonic VP2785-4K

Σε αρκετά σχολεία παρατηρείται το φαινόμενο να βρίσκονται συσσωρευμένα διάφορα άχρηστα υλικά σε αποθήκες και αίθουσες, τα οποία θα πρέπει κάποια στιγμή να αποσυρθούν. Κατά την καταστροφή του εξοπλισμού θα πρέπει να προσέξουμε και το τυπικό μέρος της διαδικασίας, που αφορά τη διαγραφή του εξοπλισμού από το βιβλίο υλικού του Σχολείου.

Αν υπάρχουν π.χ. παλιοί υπολογιστές ή οθόνες που δεν λειτουργούν πια και δεν επιδέχονται επισκευή, θα πρέπει να καταγραφούν σε ένα έγγραφο, το οποίο θα περιγράφει συνοπτικά τον εξοπλισμό που θέτουμε προς καταστροφή. Σημαντικό είναι να φαίνεται από ποιο σημείο του βιβλίου υλικού διαγράφεται ο εξοπλισμός αυτός.

Έστω ότι έχουμε στο βιβλίο υλικού σελίδες όπως αυτές που εμφανίζονται στις ακόλουθες εικόνες. Ας υποθέσουμε επίσης ότι πρόκειται για τη σελίδα 15 και τη σελίδα 21 του βιβλίου

Προκειμένου να αποσύρουμε τους υπολογιστές και άλλον εξοπλισμό από τις σελίδες αυτές, θα πρέπει να συντάξουμε ένα έγγραφο που θα περιέχει τον ακόλουθο πίνακα: