Η εφαρμογή σχεδιάστηκε για να χρησιμοποιηθεί από σχολικές μονάδες προσχολικής, πρωτοβάθμιας και δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης. Διαχειρίζεται ψηφιακά το γνωστό “βιβλίο πρωτοκόλλου”.
Το παράθυρο της εφαρμογής
Τι κάνει η εφαρμογή σε αδρές γραμμές :
- Καταγράφει εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα.
- Ενσωματώνει όλα τα επισυναπτόμενα έγγραφα κάθε πρωτόκολλου.
- Η διαχείριση είναι οργανωμένη και γίνεται εύκολη με χρήση αναπτυσσόμενων πλαισίων λίστας.
- Άνετη αναζήτηση οποιοδήποτε πρωτοκόλλου και εγγράφων του.
- Εκτύπωση πρωτοκόλλων έτους, ώστε να υπάρξει βιβλιοδεσία και τοποθέτηση του υλικού στο αρχείο του σχολείου.
- Δημιουργία “ψηφιακού αρχείου σχολικής μονάδας”, αφού τα πάντα αποθηκεύονται και τα πάντα μπορούν να εντοπιστούν …για πάντα!
Ουσιαστικά η εφαρμογή ακυρώνει την ανάθεση της εξωδιδακτικής εργασίας που ακούει στο όνομα πρωτόκολλο. Η Δ/νση του σχολείου έχει στα χέρια της το εργαλείο να διαχειριστεί πλήρως το πρωτόκολλο. Η περίφημη αρχειοθέτηση σε φακέλους Φ1, Φ2.2, …Φ44 αποκτά άλλη “φιλοσοφία”. Ο Δ/ντής έχει όλη τη βιβλιοθήκη των φακέλων στον υπολογιστή του. Απλά! κάποιες μπροσούρες εκτενών σε μέγεθος νομοθετημάτων, εγκυκλίων, … τοποθετούνται στους φακέλους και φυσικά κάποια σπουδαία έγγραφα που αφορούν αυτή καθ΄ αυτή τη σχολική μονάδα ( δικαστικές αποφάσεις, εμπιστευτικά, …). Ακόμη και αυτά ή κάποια από αυτά -μέσω scaner- μπορούν να γίνουν υλικό της εφαρμογής.
Για όσους έχουν τουλάχιστον Office με Access 2007 (όλα τα Office δεν έχουν access!), να κατεβάσουν την εφαρμογή από το link “Ψηφιακό πρωτόκολλο” (διορθωμένη έκδοση). Να ανοίξουν το αρχείο Proto.zip που θα κατέβει από το link και στη συνέχεια να κάνουν διπλό κλικ πάνω στο αρχείο proto.exe που θα βρουν μέσα στο zip αρχείο. Μένει μόνο να διαβάσουν τις “Οδηγίες χρήσης” της εφαρμογής.
Για όσους δεν έχουν Access ή έχουν Office/Access πριν τη έκδοση 2007, πρέπει να κάνουν τα εξής :
- Κατέβασμα και εγκατάσταση (όπως περιέγραψα). Όχι άνοιγμα της εφαρμογής τώρα.
- Κατέβασμα και εγκατάσταση του λογισμικού (άκακο!) AccessRuntime2007
- Να διαβάσουν την οδηγία που αφορά διαφοροποίηση στη συντόμευση της εφαρμογής
- Άνοιγμα εφαρμογής από τη συντόμευση.
- Να διαβάσουν τις οδηγίες χρήσης (βλέπε πιο πάνω)
…και επειδή “ο διάβολος έχει πολλά ποδάρια”, οπότε κάτι μπορεί να πάει στραβά, ευχαρίστως να διαβάσω/ακούσω ό,τι δεν ‘τρέχει’ όπως πρέπει. Βεβαίως -μελλοντικά- στην εφαρμογή θα γίνουν αλλαγές, όμως τα δεδομένα που θα δημιουργήσετε δεν πρόκειται να τα χάσετε. Αυτά θα ενσωματωθούν στη νέα έκδοση.
Είπα την λέξη “…χάσετε…”. Συνάδελφοι (-φισες) , backup σε τακτά διαστήματα όλο τον φάκελο c:\protokollo και φύλαξη μακριά από τον υπολογιστή σας. Όποιος εργάζεται με ψηφιακά αρχεία, νομίζω ότι καταλαβαίνει καλά τι γράφω.
.
[important] Κατά το κατέβασμα ή την εγκατάσταση, ενδέχεται το antivirus να ‘κλωτσήσει’. Επιτρέψτε τη συνέχεια της εργασίας. Μη ανησυχείτε ![/important]
Προσοχή !
[notice]Στις 4/5/2017 (Πέμπτη απόγευμα) έγιναν νέες αλλαγές στο λογισμικό (διορθώσεις και προσθήκες) ! Με τις παρατηρήσεις συναδέλφων η εφαρμογή παίρνει ολοένα και πιο πλήρη μορφή.
Εφόσον θέλετε να εργαστείτε με το λογισμικό μου, κατεβάστε και εγκαταστήστε τη διορθωμένη έκδοση. Κατά την εγκατάσταση θα σας ζητηθεί να “επιλέξτε” να γίνει αντικατάσταση των υπαρχόντων αρχείων. Επιλέξτε “Ναι σε όλα” στο παράθυρο που θα εμφανιστεί στην οθόνη σας. Εφόσον έχετε φορτώσει δεδομένα, απλά επικοινωνήστε μαζί μου με email πριν κάνετε τη νέα εγκατάσταση που θα διαγράψει ό,τι έχετε κάνει σε αυτή.
Την επόμενη φορά που θα έχω να κάνω μια σημαντική ενημέρωση στο λογισμικό της εφαρμογής, θα δώσω δυνατότητα -πέρα από την εγκατάσταση, να γίνεται ανανέωση, δηλαδή η νέα έκδοση να ‘απορροφά’ τα δεδομένα της προηγούμενης. Επομένως μπορείτε πλέον να εργάζεστε …ανεμπόδιστα ![/notice]
Αυτά φίλοι μου…
