Η Επιστολή διακρίνεται σε: α) τυπική επίσημη και β) σε φιλική
α) Τυπική /Επίσημη
ΔΟΜΗ:
τόπος και ημερομηνία: (στο άνω δεξιό μέρος της επιστολής).
Προσφώνηση: (ακριβώς από κάτω αριστερά): “Αξιότιμε κύριε Υπουργέ” ή “Αξιότιμε κύριε πρόεδρε του Διοικητικού Συμβουλίου…” ή “Κύριε Δήμαρχε”, “Αξιότιμε κύριε Χ” (όταν ξέρουμε το όνομα του αποδέκτη) “Αγαπητοί αναγνώστες”.
Η προσφώνηση μπορεί να εκφέρεται απέριττα ή να εμπλουτίζεται με κατάλληλους για την επικοινωνιακή περίσταση προσδιορισμούς π.χ. “Αξιότιμε κύριε διευθυντά…”, “Εκλεκτοί κύριοι σύνεδροι…”
Πρόλογος: -περιέχει ταυτότητα και ιδιότητα του αποστολέα
–περιέχει το λόγο – σκοπό για τον οποίο γράφεται η επιστολή
-περιέχει συνοπτική αναφορά στο πρόβλημα- θέμα
περιέχει την κεντρική θέση του αποστολέα πάνω στο πρόβλημα
Δεδομένο: αναλυτική παρουσίαση προβλήματος με χρήση τεκμηρίων (παραδείγματα, γεγονότα).
Κυρίως θέμα: αναλύουμε τις θέσεις μας με επιχειρήματα, ξεκινώντας απ’ την κεντρική θέση που έχουμε δώσει στον πρόλογο.
Επίλογος: δηλώνουμε ότι ολοκληρώνουμε την επιστολή (π.χ. κλείνοντας, ολοκληρώνοντας την επιστολή…), διατυπώνουμε με σαφήνεια τη βασική μας πρόταση –αίτημα –ιδέα που αποτελεί το συμπέρασμα,
Αποφώνηση: – ευχαριστούμε τον αποδέκτη της επιστολής για το χρόνο που μας αφιέρωσε με επίσημο ύφος “Με τιμή” ή “Με βαθύτατη εκτίμηση” ή “Με σεβασμό” ή ‘’ Πάντα στη διάθεση σας’’ .
Σημείωση 1η : Στο μέσο της επιστολής μπορούμε να προσφωνήσουμε πάλι χωρίς το “Αξιότιμε” μπροστά π.χ. Κύριε Χ…
Σημείωση 2η : το ύφος του επιστολικού κειμένου συναρτάται με την επικοινωνιακή περίσταση και μπορεί να είναι: οικείο (ως ένα βαθμό), σοβαρό, επίσημο, επιθετικό ή παρακλητικό.
Γλώσσα: κυριαρχεί η αναφορική λειτουργία λόγω του τυπικού και επίσημου χαρακτήρα του κειμένου, ασχέτως αν χρησιμοποιούμε εναλλαγή των προσώπων (α’ ενικό, β’ πληθυντικό, γ’ ενικό ή πληθυντικό), για να αποδοθεί ο χαρακτήρας του κειμενικού είδους. Πάντως προτιμάται η απλή –καθημερινή γλώσσα
Ύφος: σοβαρό- επίσημο.
Σκοπός: η επικοινωνία με τον παραλήπτη για την ενημέρωση του σχετικά με κάποια γεγονότα –θέματα.