ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ

Σύσκεψη πραγματοποιήθηκε σήμερα, Δευτέρα 9-07-2012, στα γραφεία της Διεύθυνσης Π. Ε. Βοιωτίας του τμήματος προσωπικού μητρώου με το Διευθυντή Π.Ε. Βοιωτίας και εξετάστηκαν θέματα λειτουργίας του, επιτυχίες και προβλήματα που παρουσιάστηκαν κατά την περασμένη σχολική χρονιά . Στη σύσκεψη συμμετείχαν η Προϊσταμένη Διοικητικού κ. Σοφία Άννη- Θεοχάρη και η Προϊσταμένη Εκπαιδευτικών θεμάτων κ. Χατζή Δήμητρα. Από τους μετέχοντες εκτιμήθηκε ως  σημαντική επιτυχία η διενέργεια των εσωτερικών μεταθέσεων με τη χρήση του κεντρικού συστήματος των μεταθέσεων (e-data), πράγμα που κατέστη δυνατό γιατί σε όλη τη διάρκεια του σχολικού έτους έγινε συστηματική  και επίπονη προσπάθεια ώστε να ενημερωθούν πλήρως οι ηλεκτρονικοί φάκελοι των εκπαιδευτικών. Ως αποτέλεσμα αυτής της προσπάθειας- που κάλυψε ελλείψεις και λάθη  παλαιότερων ετών – είναι πλέον δυνατή η πάγια αξιοποίηση  των πιο προωθημένων λειτουργιών του συστήματος. Η καθιέρωση της διαδικασίας διαχείρισης των σχετικών αιτήσεων μέσω του e-data συνεπάγεται το μηδενισμό του χρόνου «ωρίμανσης» της διαδικασίας και του αντίστοιχου «διαμεσολαβητικού ρόλου» που αναλάμβανε παλιότερα η Γραμματεία  του ΠΥΣΠΕ. Δηλαδή, πρέπει  το τμήμα  να υποδέχεται με απόλυτη προτεραιότητα  και  να διαχειρίζεται σωστά τις αιτήσεις των εκπαιδευτικών ώστε σε ελάχιστο χρόνο μετά την ολοκλήρωση της προθεσμίας υποβολής τους,  να είναι δυνατή  η πραγματοποίηση  της διαδικασία των μεταθέσεων, αποτρέποντας έτσι κάθε δυνατότητα «παρέμβασης» ή αλλοίωσης των δηλώσεων προτίμησης ή του αποτελέσματος. Φυσικά, η λειτουργία της Γραμματείας του ΠΥΣΠΕ μεταβάλλεται, στο πλαίσιο αυτό, από διεκπεραιωτική-  γραφειοκρατική  σε ελεγκτική.  Καθ΄ όλη τη φάση της υποβολής (το σχετικό 10 ήμερο) των αιτήσεων θα πρέπει να εισέρχεται καθημερινά ο γραμματέας του ΠΥΣΠΕ, με τους προσωπικούς του κωδικούς, στο σύστημα  και να πραγματοποιεί εκτεταμένους και συστηματικούς ελέγχους, να εντοπίζει πιθανά λάθη και να εισηγείται στο Διευθυντή Π.Ε την διόρθωσή τους. Έτσι, θα είναι  πλήρεις και άμεσα διαθέσιμοι  οι διάφοροι πίνακες  με τα μόρια, και τις δηλώσεις ώστε να δημοσιοποιούνται για έλεγχο από τους ίδιους τους εκπαιδευτικούς αλλά και το προσχέδιο απόφασης ώστε να είναι δυνατός ο άνετος θεσμικός έλεγχος από τα μέλη του ΠΥΣΠΕ.

ΔΟΜΗ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΟΥ ΤΜΗΜΑΤΟΣ

Το «Τμήμα Προσωπικού Μητρώου» αποτελεί υποδομή της γραμματείας Διοικητικών Θεμάτων  και συστεγάζεται στον ίδιο χώρο με το «Πρωτόκολλο»,  το «Τμήμα Διαχείρισης των Αδειών» και την Προϊσταμένη Διοικητικού. Στελεχώνεται από 4 αποσπασμένες εκπαιδευτικούς που ασχολήθηκαν με το αντικείμενο αυτό για πρώτη φορά το σχολικό έτος 2011-2012, τις κυρίες : Β. Μίχου, Δ. Χρυσικού, Ε. Παπανικολάου, Σ. Καναβάκη. Οι παραπάνω εκπαιδευτικοί έχουν ως γενικό αντικείμενο την ταυτόχρονη διαχείριση των φακέλων του Προσωπικού Μητρώου των εκπαιδευτικών τόσο στην υλική τους μορφή όσο και στην ηλεκτρονική μορφή. Συγκροτούν εναλλάξιμες θέσεις εργασίας και οργανώνονται σε δύο στενά συνεργαζόμενες δυάδες: Ε. Παπανικολάου, Σ. Καναβάκη και Β. Μίχου, Δ. Χρυσικού. Οι εργαζόμενες στο ΠΜ έχουν αποκτήσει βαθιά και συστηματική γνώση των ψηφιακών βάσεων δεδομένων ( e-data, ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα, ΔΑΥΚ κ.λ.π, Στόχος μας είναι να διακόψουμε την παράδοση αποσπασματικής χρήσης των βάσεων δεδομένων και να φτάσουμε στο σημείο ώστε κάθε καταχώρηση που γίνεται με αφορμή μια επιμέρους διαδικασία (μεταθέσεις, αποσπάσεις κ.λ.π.) να γίνεται σωστά και να ελέγχεται αναφορικά με τις συνέπειες που δημιουργεί σε άλλα πεδία  της βάσης δεδομένων.

Τα εισερχόμενα αιτήματα λαμβάνουν προτεραιότητα από το πρωτόκολλο το οποίο πρέπει να λειτουργεί με αυστηρότητα και συνέπεια ενώ  καθένα το χρεώνεται ατομικά και τα ολοκληρώνει η ίδια υπάλληλος, ώστε να υπάρχει έλεγχος και ατομική ευθύνη. Έγγραφα που κατατίθενται με αφορμή μιας αίτησης και δεν περιλαμβάνονται ήδη στον Προσωπικό Φάκελο του εκπαιδευτικού, πρωτοκολλούνται , ελέγχονται προσεκτικά αναφορικά με την εγκυρότητά τους και τοποθετούνται στον κατάλληλο υπο-φάκελο του Π. Μ., ενώ η αίτηση συνοδεύεται από επικυρωμένο αντίγραφο.

Αντικείμενα που χειρίζονται οι θέσεις εργασίας του τμήματος ΠΜ είναι : η συγκρότηση του Π.Μ μονίμων εκπαιδευτικών, αναπληρωτών εκπαιδευτικών, νεοδιόριστων και ωρομίσθιων εκπαιδευτικών  και φυσικά την απογραφή των υπαλλήλων μαζί με την παράλληλη ενημέρωση των αντίστοιχων ηλεκτρονικών φακέλων στο e-data, το ολοκληρωμένο πληροφορικό σύστημα κ.λ.π. Διαδικασίες που διεκπεραιώνουν είναι οι μεταθέσεις, οι αποσπάσεις, η συνταξιοδότηση των εκπαιδευτικών, η μονιμοποίηση των νεοδιορίστων και η απόλυση των αναπληρωτών. Επιπλέον, παράγουν και διαχειρίζονται  τις ανακοινώσεις του ΠΥΣΠΕ και τις αποφάσεις του διευθυντή που συνεπάγονται, παραλαμβάνουν και διαχειρίζονται τα ένσημα του ΙΚΑ, τις Βεβαιώσεις Πιστοποίησης ΤΠΕ, τις Βεβαιώσεις Προϋπηρεσίας των Αναπληρωτών και τις διαδικασίες απόλυσης τους . Τέλος, διεκπεραιώνουν την σχετική αλληλογραφία.

ΛΑΘΗ ΚΑΙ ΔΙΟΡΘΩΤΙΚΕΣ ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ

Με τη λειτουργία του τμήματος αυτού υπό την νέα του δομή και οργάνωση επιτεύχθηκε η διακοπή μιας παράδοσης «κλειστής» και «αποσπασματικής» διαχείρισης των διαδικασιών από κάποιο «ειδικό». Έγινε, λοιπόν, πιο διαφανής και ελέγξιμη η διαδικασία, τηρήθηκαν οι προθεσμίες που τίθενται από τις εγκυκλίους, κοινοποιήθηκαν τα στοιχεία της διαδικασίας -σε διάφορες  φάσεις της- ώστε να γίνει  ουσιαστικός δημόσιος έλεγχος από τους ίδιους τους ενδιαφερομένους και «αιτήσεις διόρθωσης λάθους». Γενικά επιτεύχθηκε η ποιοτική αναβάθμιση  της λειτουργίας του τμήματος. Ωστόσο, παρουσιάστηκαν μερικά λάθη που αν και δεν είναι ιδιαίτερα σοβαρά απασχόλησαν τη σύσκεψη κυρίως για να εντοπιστούν οι μηχανισμοί που τα παρήγαγαν και να διορθωθούν. Σε μια περίπτωση έγινε λάθος διαχείρισης μιας αίτησης που αφορούσε  απόσπαση από ΚΕΔΔΥ σε ΣΜΕΑΕ, πράγμα που οφείλεται σε πλημμελή λειτουργία του πρωτοκόλλου και ασαφή γνώση του περιεχομένου της  σχετικής εγκυκλίου. Κατά την πρώτη φάση της διαδικασίας των μεταθέσεων και μετά τη δημοσιοποίηση των αποτελεσμάτων, από «αίτηση διόρθωσης λάθους» εκπαιδευτικού διαπιστώθηκε ότι έγινε λάθος χειρισμός στη διαχείριση των ειδικών κατηγοριών της κατηγορίας ΠΕ60, πράγμα που οδήγησε σε επανάληψη της διαδικασίας και τροποποίηση των αποτελεσμάτων. Επίσης, κατά την δοκιμαστική φάση της διαδικασίας εντοπίστηκαν από την ίδια την υπηρεσία μια σειρά λάθος καταχωρίσεις στις καρτέλες των σχολικών μονάδων και των εκπαιδευτικών που είχαν γίνει παλιότερα και οδηγούσαν σε λάθος απόδοση των μορίων συνυπηρέτησης και εντοπιότητας.  Παραδείγματος χάρη, σχολική μονάδα της Θήβας είχε καταχωριστεί στο Δήμο Ακραιφνίου  με αποτέλεσμα να μην καταχωρούνται μόρια εντοπιότητας σε συγκεκριμένο εκπαιδευτικό. Τα λάθη αυτά εντοπίστηκαν και διορθώθηκαν κατά τις διαδικασίες του εσωτερικού ελέγχου πριν κοινοποιηθούν τα σχετικά στοιχεία.

Η οργάνωση των διαδικασιών του ελέγχου αναδεικνύεται ιδιαίτερα σημαντική τόσο   στο εσωτερικό του τμήματος- που ιδιαίτερα μετά την κατάργηση των γραφείων Π.Ε επιφορτίζεται ελεγκτικό έργο που παλιότερα πραγματοποιούνταν σ’ αυτό το επίπεδο- όσο και εξωτερικά από τη γραμματεία του ΠΥΣΠΕ που πρέπει να ενισχυθεί ώστε να ανταποκριθεί με επάρκεια στο καθήκον της αυτό. Σημαντική αναδεικνύεται στο επίπεδο αυτό η δημιουργία θέσης συντονιστή στο τμήμα προσωπικού μητρώου ο οποίος θα φροντίζει να μην υπάρχουν απρωτοκόλλητες αιτήσεις και άλλα έγγραφα, αλλά τα αιτήματα να παίρνουν την προτεραιότητα που τους δίνει το πρωτόκολλο και να ολοκληρώνονται εξατομικευμένα σε εύλογο χρόνο.   Επίσης, έργο συντονισμού πρέπει να θεωρηθεί ο καθορισμός καθημερινών προτεραιοτήτων και η συγκέντρωση και ολοκλήρωση (π.χ. αποστολή με αλληλογραφία ή ένταξη στο ΠΜ)  του έργου που παράγεται στο επίπεδο του Τμήματος. Η υποβολήτων αιτήσεων μεταθέσεων και αποσπάσεων, από ότι αποδεικνύεται, απαιτεί τη φυσική παρουσία του εκπαιδευτικού που παρακολουθεί τη διαδικασία καταχώρισης, παραλαμβάνει την εκτυπωμένη αίτηση, την ελέγχει και την υπογράφει. Για τη διευκόλυνση των εκπαιδευτικών που έρχονται από μακριά μελετούμε τη δυνατότητα τροποποίησης του ωραρίου λειτουργίας του τμήματος κατά την περίοδο της υποβολής των αιτήσεων όπως και τη δημιουργία μηχανισμού που θα κλείνει  τηλεφωνικά εξατομικευμένα ραντεβού στους εκπαιδευτικούς, ώστε να μην ταλαιπωρούνται με αλλεπάλληλες επισκέψεις στα γραφεία ή αναμονή σε ουρά. Θα μπορούσαν, λ.χ. , κατά την περίοδο της υποβολής των αιτήσεων, η μια δυάδα εκπαιδευτικών (εκ περιτροπής) να έρχεται αργότερα και να παρατείνει τη λειτουργία του τμήματος για ικανό χρονικό διάστημα -μετά την ώρα που κλείνουν οι σχολικές μονάδες- ώστε να διευκολύνουν τους εκπαιδευτικούς που έρχονται από σχετικά μεγάλες αποστάσεις.

Σχετικά με τη γνώση του περιεχομένου των εγκυκλίων και τις σχετικές απορίες και παρερμηνείες αναφορικά με τις οδηγίες που περιλαμβάνουν, θεωρούμε ότι είναι απαραίτητο να πραγματοποιούνται  συσκέψεις την επόμενη μέρα της παραλαβής τους– ώστε να έχει διαβαστεί από όλους η εγκύκλιος- για να συζητείται αναλυτικά το περιεχόμενό τους και να διευκρινίζονται σχετικές απορίες. Οι πρώτες  σχετικές συσκέψεις θα πραγματοποιηθούν με την παρουσία του Διευθυντή Εκπαίδευσης και στη συνέχεια, αφού παγιωθεί η διαδικασία, θα πραγματοποιούνται με πρωτοβουλία του συντονιστή και την προεδρία της Προϊσταμένης Διοικητικού.

Τέλος, έγιναν προτάσεις  για την αναδιάταξη του φυσικού χώρου που καταλαμβάνουν οι σχετικές θέσεις εργασίας ώστε να είναι πιο λειτουργική η διαχείριση των αιτημάτων και την ανανέωση των Η/Υ που υποστηρίζουν το έργο.

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ

Αξιολογώντας συνολικά την εργασία του τμήματος θα πρέπει να πούμε ότι παρόλο  που είναι νέο-συγκροτημένο, ανέλαβε αμέσως μετά τη συγκρότησή του έργο πολλαπλάσιο του προβλεπόμενου, λόγω της κατάργησης του 1^ου Γραφείου Βοιωτίας, ανταποκρίθηκε με επάρκεια και αφοσίωση στα καθήκοντα που ανέλαβε και επιπλέον πέτυχε στόχους που θεωρούνται αντικειμενικά υψηλοί, όπως λ.χ η διενέργεια των εσωτερικών μεταθέσεων με χρήση του κεντρικού συστήματος e-data. Στα θετικά του τμήματος πρέπει να καταγραφεί και η διάθεση αναστοχασμού πάνω στην πρακτική του όπως λ.χ. γίνεται στην σημερινή σύσκεψη.