Feed
Άρθρα
Σχόλια

Σεμινάριο για την διαχείριση του αρχείου της Πρωτοβάθμιας Εκπαίδευσης πραγματοποιήθηκε την Πέμπτη 29 Σεπτεμβρίου 2011 στα γραφεία της  Πρωτοβάθμιας Εκπαίδευσης Βοιωτίας από την Διευθύντρια των Γενικών Αρχείων του κράτους Εύβοιας και Βοιωτίας κ. Κάλλια Χατζηγιάννη.

Στο πρώτο μέρος του σεμιναρίου έγινε η παρουσίαση των βασικών εννοιών όπως η έννοια του αρχείου και της συλλογής, οι διαδικασίες μέσα από τις οποίες προκύπτει το αρχειακό υλικό( δηλαδή η λειτουργία της διοίκησης) και η διπλή ( διοικητική και ιστορική σημασία ) των αρχείων. Διευκρινίστηκαν οι διαφορές των όρων ενεργά ή τρέχοντα αρχεία , ημιενεργά ή ενδιάμεσα αρχεία, ανενεργά ή ιστορικά αρχεία. Το αρχείο για τη διοίκηση έχει αποδεικτική σημασία και συγκροτείται με χρηστικό σκοπό.

Στο δεύτερο μέρος το σεμιναρίου εστιάσαμε στο αρχείο της υπηρεσίας και ταπροβλήματα που ανακύπτουν κατά τη διαχειρησή του. Η εκτίμηση της κ. Χατζηγιάννη είναι ότι το ημιενεργό και το ιστορικό τμήμα του αρχείου μοιάζει να είναι σε σχετικά καλή κατάσταση με την έννοια ότι βρίσκεται σε κούτες και δεν είναι ντάνες στο πάτωμα. Στόχος μας είναι να προχωρήσουμε σε συστηματική καταγραφή του και να εξασφαλίσουμε ότι  σε σύντομο χρόνο να είναι σε πολύ καλύτερη κατάσταση.    Ο κύριος όγκος του αρχείου βρίσκεται σε κούτες ενώ ένα μικρό του μέρος βρίσκεται σε ράφια , ο χώρος είναι καθαρός . Ως αδυναμία επισημαίνεται ότι δεν υπάρχουν ράφια ώστε να αναπτυχθεί.

 Για την αποθήκευση , επισημαίνει η εισηγήτρια, αποφεύγεται το ξύλο εκτός αν έχει ειδική επεξεργασία για μικροοργανισμούς και προτιμούνται τα ντέξιον  που χρειάζονται διάδρομοι ανάμεσα , επομένως χάνεται κάποιος χρόνος ή οι κινητές αρχειοθήκες , οι οποίες όμως έχουν ένα μεγαλύτερο κόστος.  

Υπάρχει αρκετό υλικό σε αρκετά καλή κατάσταση σε ένα καθαρό περιβάλλον και επομένως το ερώτημα είναι πώς θα βγάλουμε άκρη . Υπάρχουν κούτες που είναι κλειστές και δεν ξέρουμε τι έχουν μέσα . Από το υλικό που προσεγγίστηκε δειγματοληπτικά προκάλεσαν ιδιαίτερο ενδιαφέρον οι εκθέσεις αξιολόγησης των επιθεωρητών που εμφανίζονται να έχουν μορφή περιγραφής της εκπαιδευτικής διαδικασίας και συμπληρώνονται με ένα δεοντολογικό και αξιολογικό μέρος .

 Οδηγίες για την καταγραφή και την συντήρηση  του υλικού:

Να ξεκινήσουμε την ταξινόμηση είναι πολύ δύσκολο γιατί δεν γνωρίζουμε το υλικό και αποκόπτοντας ένα στοιχείο  από το κουτί που βρίσκεται είναι πιθανό να διασπάσουμε τον αρχειακό δεσμό χωρίς να μπορούμε να τον αποκαταστήσουμε ξανά. Κάθε έγγραφο ανήκει σε ένα συγκεκριμένο φάκελο έχει ένα περιβάλλον, είναι μέρος μιας υπόθεσης. Αν αφαιρέσεις αυτό το έγγραφο από το περιβάλλον του χάνει ένα μέρος της αξίας του και αφήνει ένα κενό πίσω του. Πρέπει λοιπόν να είμαστε πολύ προσεκτικοί, και γενικά να μην το κάνουμε αυτό, όταν μεταφέρουμε υλικά από φάκελο σε φάκελο. Για την διαχείριση και την συντήρηση των εγγράφων  δε χρησιμοποιούμε καρφίτσες , ζιλοτέιπ, λάστιχα γιατί τα καταστρέφουν … Αν ένα έγγραφο είναι σκισμένο παίρνουμε ένα Α3, το διπλώνουμε, βάζουμε το έγγραφο στη μέση  και προσπαθούμε να το ισιώσουμε όσο είναι δυνατό. Χρησιμοποιούμε μαλακά πινέλα για να καθαρίζουμε προσεκτικά το υλικό από σκόνη, αν και δεν φαίνεται να είναι ιδιαίτερα σκονισμένο το συγκεκριμένο αρχείο.

Στην συνέχεια γίνεται αναφορά στο κόκκαλο βιβλιοδεσίας  και τη χρήση του… Εάν έχουμε ένα τσάκισμα το διπλώνουμε στην αντίθεση κατεύθυνση.

Κάποια είναι ιδιαίτερα ταλαιπωρημένα και μας δημιουργούν αμφιβολία ότι μπορεί να φθείρουμε το έγγραφο. Στην περίπτωση αυτή δεν κάνουμε τίποτε… Εάν εκτιμήσουμε ότι μπορούμε να παρέμβουμε το με το κόκκαλο βιβλιοδεσία η παρέμβαση αυτή γίνεται αργά και προσεκτικά ώστε να ισιώσει το έγγραφο. Η συντήρηση των αρχείων είναι πολύ ακριβή και χρονοβόρα διαδικασία και δεν είναι πρώτη μας προτεραιότητα στην συγκεκριμένη περίπτωση . Απλά πρέπει να ξέρουμε τι επιτρέπεται και την δεν επιτρέπεται αναφορικά με τις σχετικές παρεμβάσεις. Αυτό στο οποίο πρέπει να δώσουμε σημασία είναι η προληπτική συντήρηση, οι μυοκτονίες και η απολύμανση… Η θερμοκρασία    πρέπει να είναι όσο γίνεται πιο σταθερή. Εκείνο που επηρεάζει αρνητικά τα έγγραφα είναι η αυξομείωση της θερμοκρασίας.

Το υλικό όπως είναι στις κούτες τοποθετείται στο πάτωμα , καλύτερα πάνω σε παλέτες ώστε να προστατευτούν σε περίπτωση πλημύρας . Τα ντέξιον που θα τοποθετηθούν πρέπει και αυτά να έχουν μια απόσταση από το έδαφος και να προσέξουμε να μην είναι κάτω από σωλήνες  ύδρευσης.

Η απογραφή του υλικού είναι το πρώτο στάδιο της απογραφή και της ταξινόμησης που πρέπει να γίνει με μια μέθοδο  που να εξασφαλίζει ότι η εργασία θα ολοκληρωθεί σε σχετικά σύντομο χρόνο. Φυσικά ξεκινάμε με την αυτοψία στις αποθήκες και την αρίθμηση τους : Αποθήκες( Α, Β, Γ),-έπιπλα Σώματα Ραφιών (1,2,3), Θυρίδες από την αριστερή προς την δεξιά (α,β,γ) κ.λ.π. Το υλικό καταγράφεται όπως βρίσκεται τοποθετημένο. Στο στάδιο αυτό οποιαδήποτε μετακίνηση θα δημιουργήσει επιπρόσθετα προβλήματα. Η καταγραφή είναι λεπτομερής η συνοπτική. Η λεπτομερής καταγραφή επιλέγεται για αρχεία που έχουν σοβαρά προβλήματα ταξινόμησης με τους φακέλους τοποθετημένους ανάκατα σε ράφια ή στο πάτωμα. Στην περίπτωση μας η λεπτομερής καταγραφή θα βοηθήσει και την διαδικασία εκκαθάρισης του αρχείου. Η καταγραφή που θα κάνουμε θα γίνει σε πίνακες που θα μεταφέρονται στον υπολογιστή σε φύλλο του φύλλο του excel. Θα καταγράφονται απαραίτητα  το όνομα του αρχείου , ο προσωρινός αριθμός καταγραφής, ο φορέας συγκρότησης του αρχείου, , το κουτί που βρίσκεται, φακέλου υποφακέλου , ενδείξεις του φακέλου, το θέμα ,ακραίες χρονολογίες,  ο όγκος του υλικού,  η κατάσταση του υλικού ο χρόνος διατήρησης και παρατηρήσεις .

Αναλυτικότερες οδηγίες περιλαμβάνονται στη σχετική δημοσίευση των ΓΑΚ Εύβοιας- Βοιωτίας

Αφήστε μια απάντηση

Top
 
Μετάβαση σε γραμμή εργαλείων