Ο υπεύθυνος καθηγητής για την παρακολούθηση της φοίτησης των μαθητών τμήματος ή τάξης, αφού ενημερώσει το Διευθυντή του Γυμνασίου/Γενικού Λυκείου/ΕΠΑ.Λ./ΕΠΑ.Σ. ότι ο μαθητής συμπλήρωσε ήδη τριάντα (30) απουσίες για το Γυμνάσιο ή εικοσιτέσσερις (24) απουσίες για το Λύκειο, δικαιολογημένες ή αδικαιολόγητες, είναι υποχρεωμένος να ενημερώσει τον κηδεμόνα του μαθητή με ταχυδρομική επιστολή. Η επιστολή αυτή θα φέρει αριθμό πρωτοκόλλου εξερχόμενου εγγράφου και ένδειξη «ΦΟΙΤΗΣΗ ΜΑΘΗΤΗ» και θα στέλνεται με τη μέριμνα του σχολείου από την 1η έως την 5η κάθε μήνα για τις απουσίες του μήνα που προηγήθηκε και από 1η Μαΐου έως την ημέρα λήξης των μαθημάτων για τον ίδιο μήνα. Επισημαίνεται ότι για την τακτική παρακολούθηση της φοίτησης του μαθητή ευθύνεται εξ ολοκλήρου ο κηδεμόνας του. Με την παραπάνω επιστολή, ο κηδεμόνας ενημερώνεται και για κάθε άλλο θέμα που αφορά τη σχολική κατάσταση του μαθητή (π.χ. αν ο μαθητής έδωσε ή όχι αφορμή για πειθαρχικό έλεγχο), σύμφωνα με το παρακάτω υπόδειγμα: